Virtual Assistant

Voor mijn privé- en zakelijke ondersteuning zoek ik een Nederlands sprekende virtuele assistent die op afstand voor mij kan werken.

Taken en verantwoordelijkheden Virtual Assistant:



Zakelijke ondersteuning

Administratieve werkzaamheden
- Aanmaken van dossiers in browser
- Opzoeken van informatie in Sharepoint/PDF-bestanden
- Word-documenten genereren en bewerken
- Overzicht bijhouden in Excel
- Invullen van checklists
- Archiveren e-mails/documenten
- Overige vergelijkbare ondersteuningswerkzaamheden

Planningsmanagement
- Bijhouden van agenda
- Plannen van afspraken en vergaderingen
- Organiseren van (digitale) bijeenkomsten

Aannemen van telefoontjes
- Het beantwoorden en plegen van telefoongesprekken
- Overige agenda/inboxbeheer

Algemene ondersteuning
- Verzamelen/archiveren van facturen/bonnen
- Het opvragen van offertes bij leveranciers
- Facilitaire zaken (bijvoorbeeld zoeken van kantoorartikelen en het verzorgen van samenvatting)
- Overige vergelijkbare werkzaamheden


Privé ondersteuning

Planningsmanagement
- Bijhouden van agenda
- Het beantwoorden en plegen van telefoongesprekken
- Het opvragen van offertes/extra informatie
- Facilitaire zaken (bijvoorbeeld zoeken van producten en het verzorgen van samenvatting)
- Overige vergelijkbare werkzaamheden


Verwachtingen van de Virtual Assistant:



- Flexibele en wendbare instelling
- Organisatie- en improvisatietalent
- Communicatieve vaardigheden (schriftelijk en mondeling)
- Zorgvuldig, integer en transparant
- Snel kunnen schakelen van de een naar de andere taak
- Bereid om langdurig samen te werken
- Handig in Microsoft Office producten (met name Word, Excel, Sharepoint, Outlook, Windows)
- Handig in software-en computerzaken algemeen (kan bijvoorbeeld snel handig worden in taakverdelingsprogramma’s zoals Trello)
- In bezit van een laptop/computer met Windows en een mobiele telefoon
- Gemiddelde beschikbaarheid van 8 uur over de werkweek maar het liefst responsief binnen een paar uur.