Sistema completo en Airtable para control de Presupuestos, Facturación y Auditoría Antifraude (Taller)

Sistema completo en Airtable para control de Presupuestos, Facturación y Auditoría Antifraude (Taller)

OBJETIVO GENERAL

Diseñar, corregir y dejar 100% operativo un sistema en Airtable que permita:
• Gestionar presupuestos y facturas
• Relacionarlos correctamente
• Automatizar el control
• Detectar y prevenir fraudes internos
• Evitar que un presupuesto aceptado pueda bajarse posteriormente sin dejar rastro
• Asegurar que lo facturado corresponde exactamente a los presupuestos enviados

El sistema debe ser auditable, trazable y a prueba de manipulaciones por empleados.

⸻

CONCEPTO CLAVE (OBLIGATORIO)

Un presupuesto aceptado nunca se borra ni se sobreescribe.
Si hay cambios, se crea una nueva versión, quedando rastro permanente.

⸻

ESTRUCTURA DE TABLAS (OBLIGATORIA)

⸻

1. TABLA: presupuestos

Cada registro representa UNA VERSIÓN de un presupuesto.

Campos obligatorios:
• Num. Presupuesto (número base único)
• Versión Presupuesto (1, 2, 3…)
• Es versión original (checkbox)
• Presupuesto anterior (link a presupuestos)
• Cliente
• Matrícula
• Orden
• Importe Presupuesto (MONEDA €)
• Situación (enviado, aceptado, modificado, rechazado)
• Motivo modificación (obligatorio si versión > 1)
• Fecha modificación
• Usuario que modifica
• Factura-Link (link a facturas)

Reglas obligatorias:
• La versión original no se puede editar en importe
• No se puede borrar
• Sirve como referencia histórica

⸻

2. TABLA: facturas

Cada registro es una factura real.

Campos obligatorios:
• Nº Factura
• Fecha
• Cliente
• Presupuesto-Link (link a presupuestos)
• Versión de presupuesto aplicada
• Imp. Bruto (MONEDA €, no texto, no fórmula)
• Situación

Regla crítica:
• No se permite crear una factura sin presupuesto vinculado

⸻

3. TABLA CLAVE: control presupuestos (AUDITORÍA)

Un registro por presupuesto base, no por versión ni por factura.

Campos obligatorios:
• Num. Presupuesto
• Presupuesto original (link a versión 1)
• Última versión (link a versión más reciente)
• Importe original (LOOKUP desde versión 1)
• Importe actual (LOOKUP desde última versión)
• Diferencia importe

Fórmula:
Importe actual - Importe original
• Estado auditoría (automático):
• OK
• Modificado a la baja
• Modificado al alza
• Factura-Link
• Importe facturado
• Tipo: ROLLUP
• Fuente: facturas → Imp. Bruto
• Fórmula: SUM(values)
• Cuadre factura
• Presupuesto vs Facturado
• Situación control

⸻

AUTOMATIZACIONES OBLIGATORIAS

⸻

Automatización 1 – Creación de control

Trigger:
Cuando se crea un presupuesto (versión 1)

Acción:
Crear automáticamente el registro correspondiente en control presupuestos
y vincularlo con el presupuesto original.

⸻

Automatización 2 – Control de versiones

Trigger:
Cuando se intenta modificar un presupuesto aceptado

Acción:
• Crear nueva versión
• Bloquear edición del original
• Exigir motivo de modificación
• Actualizar “Última versión” en control presupuestos

⸻

Automatización 3 – Detección de bajadas sospechosas

Trigger:
Cuando Importe actual < Importe original

Acción:
• Marcar Estado auditoría = Modificado a la baja
• (Opcional) Enviar alerta a gerencia

⸻

Automatización 4 – Control de facturación

Trigger:
Cuando se crea o modifica una factura

Acción:
• Recalcular importe facturado
• Comparar con presupuesto
• Marcar resultado:
• Cuadra
• Facturado por debajo
• Facturado por encima

⸻

PROHIBICIONES EXPRESAS
• No sobrescribir presupuestos aceptados
• No usar importes como texto
• No copiar importes manualmente
• No crear facturas sin presupuesto
• No usar automatizaciones que dupliquen datos
• No permitir cambios sin trazabilidad

⸻

RESULTADO FINAL ESPERADO

La empresa podrá ver en segundos:
• Presupuesto original frente a versiones posteriores
• Quién modificó, cuándo y por qué
• Si el importe se redujo tras ser aceptado
• Si lo facturado cuadra con lo presupuestado
• Riesgos de fraude interno
• Historial completo para auditoría, inspección o peritaje

⸻

PERFIL DEL FREELANCE
• Experto avanzado en Airtable
• Dominio de:
• Relaciones
• Lookup y Rollup
• Automatizaciones complejas
• Experiencia en control financiero y administrativo
• Capaz de corregir sistemas mal diseñados
• Entrega sistema limpio, estable y documentado

⸻

ENTREGABLES
• Base Airtable funcionando
• Automatizaciones activas
• Auditoría antifraude operativa
• Pruebas reales realizadas
• Breve documentación de uso

⸻

MENSAJE FINAL PARA EL FREELANCE

Este sistema no es solo gestión, es control antifraude.
Todo debe ser rastreable, auditable y bloqueado ante manipulación.
Si no deja huella, no sirve.