Automatización de Facturación RPA para DATAX

Título del proyecto
Automatización RPA en DATAX: Facturación/causación desde Excel con arquitectura escalable (futuro OCR + “memoria” por proveedor)

Contexto
Somos una firma contable en Colombia. Usamos DATAX para registrar/causar y/o facturar. Queremos eliminar digitación manual con un bot RPA. Empezaremos con Excel → RPA → DATAX, pero el diseño debe quedar preparado para escalar a: carpeta con facturas (PDF/XML) → extracción de datos → reglas contables por proveedor → ejecución en DATAX.

Objetivo Fase 1 (MVP en 3–5 semanas)
Implementar un bot RPA que, a partir de un Excel maestro, cree/registre (según aplique) facturas/causaciones en DATAX y genere evidencia de ejecución.

Alcance Fase 1 (funcional)
1. Entrada: Archivo Excel (plantilla definida) con campos mínimos:
• Empresa/cliente (si aplica), usuario/perfil (si aplica)
• Tipo de documento (Factura venta / compra / cuenta de cobro) – se definirá 1 proceso primero
• Proveedor/cliente, NIT, fecha, consecutivo (si aplica), conceptos/ítems, base, IVA, retenciones, total
• Centro de costo / cuenta contable (si aplica) o “código de regla”
2. Ejecución en DATAX:
• Login seguro
• Navegación a módulo correspondiente
• Creación/registro del documento con los campos del Excel
• Validación de confirmación (documento creado)
3. Salida / evidencias:
• Log por fila (Éxito / Error + causa)
• Captura de pantalla automática en caso de error
• Registro en Excel/CSV con: fecha, hora, usuario, documento generado, consecutivo interno (si aplica)
4. Manejo de excepciones:
• Si falta un dato o hay inconsistencia, el bot debe marcar la fila como “ERROR” y continuar con la siguiente
• Reintento configurable (1–2 intentos) solo para errores de red o carga de pantalla
5. Seguridad:
• Credenciales NO hardcodeadas. Usar vault/credenciales del sistema o archivo encriptado (definir con el freelance).
• El bot correrá en un PC/VM de la empresa.

Requisitos NO funcionales
• Diseño modular por capas:
• Capa A: Entrada (Excel hoy; carpeta+OCR mañana)
• Capa B: Reglas (tabla maestro proveedores/reglas)
• Capa C: Ejecución (DATAX por UI)
• Documentación obligatoria:
• Manual de instalación y ejecución
• Video corto (5–10 min) mostrando flujo completo
• Diagrama simple del proceso
• Checklist para soporte / troubleshooting
• Código/robot debe quedar 100% propiedad del cliente (entregables en repositorio o carpeta final).
• Entrega de plantilla Excel + guía de diligenciamiento.

Stack deseado (aceptamos propuestas)
Preferimos:
• Power Automate Desktop o UiPath (ideal Community si aplica)
(criterio: facilidad mantenimiento + costo bajo)

Escalabilidad (Fase 2 y 3, no implementar aún, pero dejar listo)
Fase 2: Lectura automática desde carpeta “INBOX FACTURAS”
• PDF/XML → extracción de campos → generación de “Excel intermedio” (o JSON) → bot ejecuta
Fase 3: “Memoria contable” por proveedor
• tabla maestro proveedores con reglas (cuentas, impuestos, centros) + histórico de contabilización

Información que entregaremos al freelance
• Acceso a un ambiente DATAX de prueba (o ventana de pruebas)
• Plantilla inicial de Excel (si no existe, se define en semana 1)
• Videos cortos del proceso manual (paso a paso)
• Casos reales (10–20 registros) para pruebas

Criterios de aceptación (Go/No-Go)
• Bot procesa mínimo 50 filas seguidas sin intervención
• Tasa de éxito ≥ 95% en ambiente estable
• Log completo y errores trazables
• Tiempo por documento medible (meta inicial: 1–3 minutos por registro, depende DATAX)

Soporte
• 2 semanas de soporte post-entrega (bolsa de horas) o tarifa por hora acordada.