Interimsposition Office Management / Empfangskoordination (m/w/d) mit Perspektive Teamleitung/DATEV PowerUser
Budget: €18 – €36 EUR
Interimsposition Office Management / Empfangskoordination (m/w/d) mit Perspektive Teamleitung
Für unseren Standort Bielefeld suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit für eine Interimsposition im Office Management / Empfangsbereich, die kurzfristig Verantwortung übernimmt, bestehende Abläufe zuverlässig steuert und als DATEV Power User zentrale Prozesse vor Ort fachlich begleitet. Die Position ist interimistisch angelegt, da sie perspektivisch dauerhaft besetzt werden soll. Langfristig ist vorgesehen, dass diese Rolle die Leitung eines kleinen Teams von drei Mitarbeitenden übernimmt.
In dieser Funktion agieren Sie als zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen am Standort Bielefeld und arbeiten dabei eng mit den relevanten Schnittstellen — insbesondere mit dem Team in Hamburg — zusammen.
Ihre Aufgaben
Steuerung und Organisation der Tätigkeiten am Empfang sowie der Telefonzentrale — sowohl in eigener Verantwortung als auch in enger Zusammenarbeit im Team
Persönlicher und telefonischer Empfang sowie erste Ansprechperson für Mandanten, Besucher und externe Ansprechpartner
Digitale Erfassung von Postein- und -ausgängen inklusive Fristenerfassung über das Dokumentenmanagementsystem
Koordination der Postabwicklung in enger Abstimmung mit den Sekretariaten
Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie Unterstützung der Fachmitarbeitenden im administrativen Tagesgeschäft
Dokumentenmanagement, Pflege von Stammdaten und Datenbanken sowie Finalisierung von Arbeitsprodukten
Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Mandantenterminen einschließlich der Organisation von Besprechungsräumen
Erstellung von Gebührenabrechnungen sowie vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung
Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen und enge Zusammenarbeit mit dem Office Management
Koordination von Dienstleistern, Kurierdiensten und Lieferanten
Mitwirkung bei der Verwaltung und Kontrolle von Büromaterialien, Werbemitteln und Getränkebeständen
Übernahme einer zentralen Rolle als DATEV Power User am Standort Bielefeld
Enge Zusammenarbeit mit den relevanten Schnittstellen in Hamburg, insbesondere zur Abstimmung von Standards, Prozessen und Übergaben
Perspektivisch Übernahme von fachlicher Verantwortung und Leitung eines kleinen Teams mit drei Mitarbeitenden
Profil der Rolle
Gesucht wird eine umsetzungsstarke, strukturierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die operative Exzellenz mitbringt, Prozesse sicher steuert und zugleich das Potenzial hat, mittelfristig Führungsverantwortung zu übernehmen und die Festeinstellung onzuboarden.
Für unseren Standort Bielefeld suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit für eine Interimsposition im Office Management / Empfangsbereich, die kurzfristig Verantwortung übernimmt, bestehende Abläufe zuverlässig steuert und als DATEV Power User zentrale Prozesse vor Ort fachlich begleitet. Die Position ist interimistisch angelegt, da sie perspektivisch dauerhaft besetzt werden soll. Langfristig ist vorgesehen, dass diese Rolle die Leitung eines kleinen Teams von drei Mitarbeitenden übernimmt.
In dieser Funktion agieren Sie als zentrale Ansprechperson für organisatorische und administrative Themen am Standort Bielefeld und arbeiten dabei eng mit den relevanten Schnittstellen — insbesondere mit dem Team in Hamburg — zusammen.
Ihre Aufgaben
Steuerung und Organisation der Tätigkeiten am Empfang sowie der Telefonzentrale — sowohl in eigener Verantwortung als auch in enger Zusammenarbeit im Team
Persönlicher und telefonischer Empfang sowie erste Ansprechperson für Mandanten, Besucher und externe Ansprechpartner
Digitale Erfassung von Postein- und -ausgängen inklusive Fristenerfassung über das Dokumentenmanagementsystem
Koordination der Postabwicklung in enger Abstimmung mit den Sekretariaten
Erledigung des allgemeinen Schriftverkehrs sowie Unterstützung der Fachmitarbeitenden im administrativen Tagesgeschäft
Dokumentenmanagement, Pflege von Stammdaten und Datenbanken sowie Finalisierung von Arbeitsprodukten
Terminplanung sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings und Mandantenterminen einschließlich der Organisation von Besprechungsräumen
Erstellung von Gebührenabrechnungen sowie vorbereitende Tätigkeiten für die Buchhaltung
Unterstützung bei der Durchführung von Veranstaltungen und enge Zusammenarbeit mit dem Office Management
Koordination von Dienstleistern, Kurierdiensten und Lieferanten
Mitwirkung bei der Verwaltung und Kontrolle von Büromaterialien, Werbemitteln und Getränkebeständen
Übernahme einer zentralen Rolle als DATEV Power User am Standort Bielefeld
Enge Zusammenarbeit mit den relevanten Schnittstellen in Hamburg, insbesondere zur Abstimmung von Standards, Prozessen und Übergaben
Perspektivisch Übernahme von fachlicher Verantwortung und Leitung eines kleinen Teams mit drei Mitarbeitenden
Profil der Rolle
Gesucht wird eine umsetzungsstarke, strukturierte und serviceorientierte Persönlichkeit, die operative Exzellenz mitbringt, Prozesse sicher steuert und zugleich das Potenzial hat, mittelfristig Führungsverantwortung zu übernehmen und die Festeinstellung onzuboarden.