KI-E-Mail-Agent Workflow mit n8n
Budget: €250 – €750 EUR
Ich möchte unsere Angebotsanfragen – das sind die E-Mails, die bei uns über einen IMAP-Posteingang bei Hostinger eintreffen – künftig von einem selbstlernenden Assistenten vorqualifizieren lassen. Dafür brauche ich einen kompletten n8n-Workflow, der Folgendes leistet:
1. Eingangsanalyse
Der Flow ruft jede neue Nachricht aus dem Hostinger-Postfach ab, erkennt automatisch, ob es sich um eine Angebotsanfrage handelt und kennzeichnet alles andere zunächst nur als „Sonstiges“. Support- oder allgemeine Anfragen können wir später noch ergänzen, im Moment liegt der Fokus klar auf Angeboten.
2. Wissen aus 10 Jahren E-Mails
Ich stelle ein Archiv mit zehn Jahren Mail-Historie bereit. Daraus sollen ausschließlich die Anfrageformate extrahiert werden, also typische Felder wie Auflagenhöhe, Materialwünsche oder gewünschter Liefertermin. Diese Informationen landen als strukturierte Einträge in einer Google-Sheets-Tabelle, die künftig als Wissensdatenbank fungiert und vom Flow live mitgelernt wird.
3. Antwortentwurf mit KI
Sobald eine neue Angebotsanfrage erkannt wird, zieht der Flow passende Fakten aus der Knowledge-Sheet, prüft, welche Angaben noch fehlen, generiert bei Bedarf Rückfragen und baut anschließend einen vollständigen Antwort-Entwurf. Dieser Entwurf landet als „Draft“ im Postfach, damit der zuständige Mitarbeiter nur noch final prüft und sendet.
Akzeptanzkriterien
• n8n-Workflow läuft serverseitig und verarbeitet E-Mails automatisiert ohne manuelle Trigger.
• Knowledge-Sheet wird beim Einlesen der Historie sauber gefüllt und bei jeder neuen Mail aktualisiert.
• Der KI-Teil identifiziert fehlende Angebotsdetails zuverlässig (z. B. Maße, Stückzahl) und fügt die Rückfrage in den Entwurf ein.
• Antwort-Draft enthält Betreff, personalisierte Anrede, die ermittelten Produktinformationen sowie klare nächste Schritte.
• Installation- und Konfig-Guide, damit wir den Flow später selbst anpassen können.
Tech-Stapel
n8n, Node.js, OpenAI (oder vergleichbare LLM), Google Sheets API, IMAP.
Wenn du bereits ähnliche Automationen gebaut hast – besonders rund um E-Mail-Parsing und LLM-Integration – freue ich mich, die Umsetzung zeitnah anzugehen.
1. Eingangsanalyse
Der Flow ruft jede neue Nachricht aus dem Hostinger-Postfach ab, erkennt automatisch, ob es sich um eine Angebotsanfrage handelt und kennzeichnet alles andere zunächst nur als „Sonstiges“. Support- oder allgemeine Anfragen können wir später noch ergänzen, im Moment liegt der Fokus klar auf Angeboten.
2. Wissen aus 10 Jahren E-Mails
Ich stelle ein Archiv mit zehn Jahren Mail-Historie bereit. Daraus sollen ausschließlich die Anfrageformate extrahiert werden, also typische Felder wie Auflagenhöhe, Materialwünsche oder gewünschter Liefertermin. Diese Informationen landen als strukturierte Einträge in einer Google-Sheets-Tabelle, die künftig als Wissensdatenbank fungiert und vom Flow live mitgelernt wird.
3. Antwortentwurf mit KI
Sobald eine neue Angebotsanfrage erkannt wird, zieht der Flow passende Fakten aus der Knowledge-Sheet, prüft, welche Angaben noch fehlen, generiert bei Bedarf Rückfragen und baut anschließend einen vollständigen Antwort-Entwurf. Dieser Entwurf landet als „Draft“ im Postfach, damit der zuständige Mitarbeiter nur noch final prüft und sendet.
Akzeptanzkriterien
• n8n-Workflow läuft serverseitig und verarbeitet E-Mails automatisiert ohne manuelle Trigger.
• Knowledge-Sheet wird beim Einlesen der Historie sauber gefüllt und bei jeder neuen Mail aktualisiert.
• Der KI-Teil identifiziert fehlende Angebotsdetails zuverlässig (z. B. Maße, Stückzahl) und fügt die Rückfrage in den Entwurf ein.
• Antwort-Draft enthält Betreff, personalisierte Anrede, die ermittelten Produktinformationen sowie klare nächste Schritte.
• Installation- und Konfig-Guide, damit wir den Flow später selbst anpassen können.
Tech-Stapel
n8n, Node.js, OpenAI (oder vergleichbare LLM), Google Sheets API, IMAP.
Wenn du bereits ähnliche Automationen gebaut hast – besonders rund um E-Mail-Parsing und LLM-Integration – freue ich mich, die Umsetzung zeitnah anzugehen.