AppSheet para Gestão de Eventos e Funcionários e estoque

Resumo do Projeto – AppSheet para Gestão de Eventos e Funcionários e estoque

Objetivo

Criar um aplicativo no AppSheet para otimizar a gestão de eventos da Khalifa Bartenders, incluindo a escala de funcionários, controle de estoque, relatórios de eventos, reembolsos e notificações automáticas via WhatsApp.

Módulos e Funcionalidades do Aplicativo

1. Gestão de Escala de Funcionários
• Importação automática de uma planilha com a programação dos eventos.
• Cadastro dos funcionários disponíveis para cada evento.
• Envio de notificações no WhatsApp para confirmar disponibilidade dos funcionários.
• Marcação de confirmação dentro do aplicativo.
• Atualização automática da planilha de escalas conforme as confirmações são recebidas.

2. Gestão de Eventos
• Cadastro dos eventos com dados como data, local, cliente, cardápio, quantidade de convidados, equipe escalada, etc.
• Criação automática de um grupo no WhatsApp para cada evento.
• Notificações automáticas para os funcionários no dia do evento com horário, local e lembrete para preenchimento do relatório.
• Possibilidade de edição caso o evento seja alterado (ex: mudança de local ou equipe).

3. Relatório do Evento
• Um funcionário líder preenche um formulário no AppSheet após o evento.
• O relatório inclui:
• Fotos e vídeos obrigatórios (upload dentro do AppSheet ou link para envio no WhatsApp).
• Checklist de estoque e insumos utilizados.
• Avaliação do evento, organização e atendimento.
• Controle de copos quebrados e materiais danificados.
• Observações finais.
• As respostas do relatório são armazenadas automaticamente em uma planilha do Google Sheets e enviadas para o grupo do evento no WhatsApp.

4. Controle de Reembolso de Uber
• Todos os funcionários do evento enviam no grupo do WhatsApp a foto do comprovante do Uber.
• O AppSheet deve coletar essas imagens e registrar o valor de cada reembolso automaticamente na planilha.
• No final da semana, gerar uma planilha com os valores totais a serem pagos.

5. Gestão de Pagamentos
• Cada funcionário confirma dentro do AppSheet os dias que trabalhou.
• O sistema cruza automaticamente as informações da escala e dos relatórios para evitar erros.
• Geração automática de uma planilha com os valores a serem pagos por cada evento.
• Criação de um grupo “Pagamentos” na comunidade do WhatsApp para lembretes automáticos sobre envio de informações de pagamento.

6. Notificações e Lembretes Automáticos
• Lembrete antes do evento: Notificar os funcionários do grupo sobre horário e local.
• Lembrete durante o evento: Notificar o funcionário líder para preencher o relatório.
• Lembrete após o evento: Notificar todos os funcionários para enviar os comprovantes de Uber.
• Lembrete semanal: Notificar os funcionários para confirmarem os dias trabalhados antes do fechamento dos pagamentos.

Tecnologias e Integrações
• AppSheet para criar o aplicativo.
• Google Sheets para armazenamento e atualização de dados.
• Google Forms (caso necessário) para relatórios adicionais.
• WhatsApp Business API / Integração com Zapier ou Make para automação de mensagens e criação de grupos automaticamente.

Resumo da Jornada do Usuário
1. Cadastro da escala de eventos e funcionários.
2. Confirmação de disponibilidade dos funcionários pelo WhatsApp.
3. Criação automática do grupo de WhatsApp do evento.
4. Lembretes automáticos sobre o evento.
5. Preenchimento do relatório pelo funcionário líder após o evento.
6. Envio de comprovantes de Uber pelo grupo.
7. Confirmação de dias trabalhados pelos funcionários.
8. Cálculo automático de pagamento e reembolsos.
9. Envio de lembretes sobre pagamento.