Bază de date furnizori + asistență virtuală 30ore/ lună

Bună, caut un asistent virtual pentru realizarea unui proiect specific de research și asistență lunară constantă pe parte administrativă și achiziții, în cadru unui magazin ecologic.

Așadar, nevoia mea este în două etape:
1. realizarea bazei de date a produselor și furnizorilor
2. asistență lunară.

Pentru primul pas, realizarea bazei de date, eu văd următorii pași:
- centralizarea bazelor de date existente și corelat câmpurile;
- research prețuri produse - actualizat de la furnizorii curenți
- research prețuri mai bune/ noi furnizori pentru produsele existente
----------> acești 3 pași duc la a avea un prim produs finit, o bază de dată centralizată și actualizată, care va fi folosită în procesul de plasare a comenzilor de marfă.
- research produse noi - un pas ulterior, pentru extinderea gamei de produse.

Definition of done: în forma ei finală, această bază de date va fi un sistem clar și structurat, tool-ul principal care va eficientiza plasarea de comenzi de marfă și relația cu furnizorii.

Vei vedea când îți trimit ce baze de date am ce fel de câmpuri sunt folosite, însă pentru simplificare, cele mai importante/ necesare câmpuri sunt:
- Produs
- Furnizor
- Preț
- Greutate Ambalaj
- Tip de ambalaj (sac rafie, sac hârtie, cutie, etc)
- Modalitate comandă la furnizor (site B2B, excel de la furnizor, mail, whatsapp, etc)
- Contact Furnizor

Pentru pasul doi, asistența lunară, sunt 2 procese principale pe care vreau să le deleg și 1 task administrativ:

1. Procesul de achiziții
- plasarea comenzilor la furnizor
- monitorizarea statusului comenzilor
- monitorizarea stocului (ce produse au fost livrate din cele necesare, ce lipsește)
- monitorizarea plăților (să îmi trimită când sunt facturi cu plata în avans, sau comenzi pe site B2B unde trebuie să fac plata cu cardul)
- menținerea relației cu furnizorii.

2. Customer support pe sistemul de abonamente
- monitorizat status abonamente (când apar abonați noi, dacă sunt probleme cu abonamentele existente)
- onboarding abonați noi
- emis vouchere lunar pentru toți abonații (sunt 48 acum, targetul e să trecem de 300 de abonați)
- trimis mailuri lunar către fiecare abonat cu codul voucherului lui
- răspuns la mailuri și solicitări din partea abonaților
- suport în relația cu Netopia, în caz de probleme tehnice pe încasarea plăților
- comunicat către mine situațiile care apar.

3. Administrativ - 1/2 ore pe lună
- introducere cheltuieli în Smartbill. Eu pun în drive bonuri și facturi și ele trebuie înregistrate în softul de conta, Smartbill.

Va fi nevoie să încheiem acord de confidențialitate și acord de proprietate intelectuală. Facturare care să includă TVA.

Ideal va fi o persoană interesată de ecologie, pasionată de a fi în contact cu soluții pentru un stil de viață mai sustenabil.