Automatização Financeira de Processos

Projeto: Automação de Gestão e Arquivo de Documentos Financeiros (PDF + Email + Cloud + Sheets)

Descrição do Projeto
Pretende-se desenvolver uma solução de automação para tratamento, classificação, registo e arquivo de documentos financeiros em PDF (faturas, notas de crédito, recibos, comprovativos de transferência e guias). O objetivo é substituir tarefas manuais por fluxos automáticos, com extração de dados, organização por fornecedor, controlo de vencimentos e notificações automáticas.

O sistema deve ler documentos recebidos por email ou colocados numa pasta INBOX, extrair informação relevante, registar dados em Google Sheets, organizar ficheiros em cloud e enviar alertas por email e WhatsApp.

Objetivos Principais

Automatizar recolha de PDFs a partir de email e pasta INBOX

Classificar tipo de documento (FT, FS, VD, NC, RC, CT, GR)

Extrair dados chave automaticamente

Renomear ficheiros segundo padrão definido

Organizar documentos por fornecedor e ano

Registar dados em Google Sheets

Calcular datas de vencimento (30/60/90 dias)

Associar documentos relacionados (ex: nota de crédito a fatura)

Atualizar estado de pagamento

Enviar notificações e alertas pré-vencimento

Encerrar processos juntando PDFs finais

Tecnologias / Plataformas Envolvidas

Motor de automação: Make, n8n ou equivalente (a propor)

Email via IMAP (Hostinger)

Armazenamento cloud: pCloud

Google Sheets (API)

Envio de email automático

Integração WhatsApp API

Ferramenta de merge de PDF (API ou serviço equivalente)

Fluxo Funcional Esperado

Ler emails com anexos PDF

Guardar PDFs numa pasta INBOX cloud

Identificar tipo de documento

Extrair campos (fornecedor, nº, datas, valor, condições)

Calcular vencimento quando aplicável

Renomear ficheiro (ex: FT_2086.pdf)

Criar pasta de fornecedor se não existir

Mover ficheiro para pasta correta

Registar dados no Google Sheets do ano correto

Associar documentos relacionados

Marcar estados (emitido, a pagamento, liquidado)

Enviar notificação imediata de registo

Agendar alerta antes do vencimento

Processar comprovativos de pagamento

Atualizar estado para liquidado

Arquivar recibo

Juntar PDFs finais e limpar intermédios

Estrutura de Dados (Google Sheets)

Campos mínimos:

Fornecedor

Tipo documento

Número

Data emissão

Data vencimento

Valor

Documento origem

Estado

Recibo associado

Regras e Variáveis

Prazos de pagamento: 30 / 60 / 90 dias

Múltiplos fornecedores

Criação automática de pasta de fornecedor

Mudança automática de ano (pastas + nova sheet)

Documentos de ano anterior devem ser registados no ano correto

Tratamento de Exceções

Quando ocorrer:

PDF ilegível

Fornecedor não identificado

Documento sem número

Dados incompletos

O sistema deve:

Marcar para revisão

Notificar por email e WhatsApp

Requisitos Técnicos

Sistema modular e escalável

Interface de regras visuais (low/no-code preferencial)

Logs de execução

Fácil manutenção

Parametrização de pastas e anos

Entregáveis

Fluxos de automação configurados

Estrutura de pastas criada

Modelo Google Sheets preparado

Regras de extração definidas

Notificações operacionais

Documentação de configuração

Guia de manutenção

Implementação por Fases

Ligação email + recolha PDFs

Extração e classificação

Organização e arquivo

Registo automático Sheets

Notificações

Pagamentos e recibos

Testes e validação

Segurança e Acessos

Dados confidenciais

Uso de pastas de teste para desenvolvimento

Possibilidade de acesso remoto supervisionado

Entrega com instruções para troca de mapeamentos teste → produção

Se necessário, o freelancer pode propor melhorias técnicas à arquitetura, mantendo todos os requisitos funcionais.
Texto dentro do limite de 10 000 caracteres.