Web CRM pour gestion des ventes de boîtes de miel en stick
Budget: $250 – $750 USD
CAHIER DES CHARGES – APPLICATION WEB CRM
Gestion des ventes de miel en sticks (Ferme Agri Bio)
Référence Informations
Projet Application Web CRM – Gestion commerciale et relation client
Promoteur Ferme Agri Bio
Localisation Bamako, Mali
Document Version 1.0 – Spécifications fonctionnelles et techniques
Date [À compléter]
───
SOMMAIRE
1. Introduction et contexte
2. Objectifs stratégiques et indicateurs
3. Périmètre fonctionnel détaillé
4. Spécifications techniques (Stack & hébergement)
5. Exigences de sécurité et de conformité
6. Contraintes de livraison et support
8. Critères d’acceptation
9. Annexes : volumétrie et processus métier
───
1. INTRODUCTION ET CONTEXTE
1.1. Présentation de l’activité
Ferme Agri Bio est une entreprise agroalimentaire basée à Bamako, spécialisée dans le conditionnement et la commercialisation de miel pur en sticks de 25 g, commercialisés par boîtes de 20 sticks.
1.2. Problématique actuelle
L’exploitation repose aujourd’hui sur un suivi manuel via tableur Excel. Cette méthode génère plusieurs freins à la croissance :
· Saisie fastidieuse et multiplication des erreurs de saisie ;
· Absence de vision en temps réel sur les stocks et le chiffre d’affaires ;
· Impossibilité d’assurer un suivi personnalisé (historique d’achats, relances, profil client) ;
· Gestion administrative chronophage (devis, factures, état des paiements) ;
· Risque de perte de données et absence de traçabilité.
1.3. Objectif général du projet
Le présent cahier des charges vise à définir les spécifications d’une application web CRM sur mesure permettant de :
· Centraliser et sécuriser l’ensemble des données (clients, produits, transactions) ;
· Automatiser le cycle de vie des commandes (de la prospection à la livraison) ;
· Offrir une vision consolidée et dynamique des performances commerciales ;
· Améliorer la relation client et la fidélisation par un suivi structuré.
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1. OBJECTIFS STRATÉGIQUES ET INDICATEURS DE SUCCÈS
Objectif stratégique Critère de succès mesurable
1 Digitaliser l’intégralité du cycle de vente 100 % des commandes sont enregistrées dans le CRM à compter du lancement
2 Maîtriser les stocks en temps réel Alerte automatique déclenchée en cas de seuil bas (ex : < 100 boîtes)
3 Automatiser la facturation Génération automatique des factures en PDF à la validation d’une commande
4 Fidéliser et structurer le portefeuille client Traçabilité de l’historique complet de chaque client (achats, interactions, statut)
5 Piloter l’activité par la donnée Tableau de bord intégré affichant CA, marge, top clients et taux de conversion
───
1. PÉRIMÈTRE FONCTIONNEL DÉTAILLÉ
3.1. Typologie des utilisateurs (Rôles et droits)
Profil Rôle principal Droits spécifiques
Administrateur (DG) Supervision générale et paramétrage Accès à toutes les données ; gestion des utilisateurs ; configuration des prix et seuils
Commercial Gestion de la relation client et des commandes Consultation et modification de ses propres clients ; saisie des commandes ; suivi des interactions
Gestionnaire de stock Suivi des approvisionnements et des sorties Consultation et mise à jour des niveaux de stock ; alertes réapprovisionnement
3.2. Structure de navigation (Menu principal)
Le CRM adoptera une navigation latérale intuitive avec les sections suivantes :
· Tableau de bord
· Clients / Prospects
· Suivi commercial (interactions)
· Commandes
· Livraisons
· Statistiques (réservé Admin)
· Gestion des utilisateurs (Admin uniquement)
· Paramètres
3.3. Modules fonctionnels
A. Module Clients / Prospects
· Création et édition de fiches clients intégrant : raison sociale, contact, téléphone (WhatsApp), email, adresse (quartier), type (particulier / professionnel / revendeur), statut (Prospect / Client actif / Inactif).
· Filtrage et recherche multicritère.
· Historique complet des commandes et des interactions associées à chaque fiche.
B. Module Suivi commercial (Pipeline)
· Enregistrement des interactions (appels, WhatsApp, rendez-vous terrain).
· Statuts de progression : Nouveau → Intéressé → Relancé → Converti → Perdu.
· Agenda des relances et prise de notes libres.
C. Module Commandes
· Création d’une commande avec sélection du client et du produit (boîte de 20 sticks).
· Calcul automatique du montant total (prix unitaire fixé à 4 000 FCFA/boîte).
· Gestion des statuts : En attente, Confirmée, Payée, Livrée, Annulée.
· Génération automatique d’un numéro de commande unique.
D. Module Livraisons
· Consultation des commandes à livrer.
· Mise à jour des statuts de livraison (En préparation, En cours, Livré).
· Assignation d’un livreur (si nécessaire) et saisie de l’adresse de livraison.
E. Module Gestion des stocks (intégré aux commandes)
· Suivi des entrées (approvisionnements) et sorties (ventes) pour les sticks et les cartons.
· Seuil d’alerte paramétrable (ex : 100 boîtes).
· Historique des mouvements.
F. Module Statistiques & Tableau de bord (DG)
· Indicateurs clés : CA total, nombre de boîtes vendues, taux de conversion, top 5 clients.
· Graphiques : évolution des ventes par jour/semaine/mois, performance par commercial, zones géographiques les plus actives.
· Export des rapports en Excel et PDF.
G. Module Utilisateurs et Paramétrage
· Création/suppression de comptes utilisateurs (Nom, email/téléphone, mot de passe, rôle).
· Paramétrage des prix unitaires, de la TVA, des seuils de stock et des canaux de contact.
· Journalisation des actions critiques (traçabilité).
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1. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES (STACK ET HÉBERGEMENT)
Composant Technologie préconisée Justification
Frontend React.js (ou Vue.js) Interface réactive, idéale pour une expérience utilisateur fluide et une version mobile responsive.
Backend Node.js / Express ou Django (Python) Node.js recommandé pour sa légèreté et sa cohérence full-stack JS ; Django pour une approche robuste et sécurisée (au choix du prestataire).
Base de données PostgreSQL Relationnelle, fiable et adaptée à la gestion des relations clients/commandes.
Hébergement Serveur Cloud (AWS, OVH, ou VPS local au Mali) Doit garantir une disponibilité > 99 %.
Exigences de conception (UI/UX)
· Responsive : adapté aux ordinateurs, tablettes et smartphones (usage terrain).
· Ergonomie : interface épurée, boutons d’action visibles (vert = validation, jaune = alerte/miel, bleu = information).
· Langue : 100 % français.
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1. EXIGENCES DE SÉCURITÉ ET DE CONFORMITÉ
· Authentification forte : connexion sécurisée par email/mot de passe (hashé avec bcrypt) ; sessions avec JWT.
· Contrôle d’accès (RBAC) : restrictions strictes selon les rôles définis en section 3.1.
· Chiffrement des données sensibles (coordonnées clients).
· Sauvegarde quotidienne automatisée des bases de données.
· Conformité aux principes de protection des données (RGPD / loi locale applicable) : droit à l’oubli, portabilité, etc.
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1. CONTRAINTES DE LIVRAISON ET SUPPORT
Exigence Détail
1 Documentation Fournir un manuel utilisateur complet (en français) et une documentation technique pour le développeur repreneur.
2 Formation 2 sessions de formation (en présentiel ou distanciel) pour les équipes (Commercial, DG, Stock).
3 Maintenance Garantie de 12 mois incluant la correction des bugs critiques et les mises à jour de sécurité.
4 Code source Livraison complète du code source sur un repository privé (GitHub/GitLab).
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1. CRITÈRES D’ACCEPTATION FINALE
La solution sera considérée comme livrée avec succès lorsque :
1. L’intégralité des fonctionnalités décrites en section 3 est opérationnelle et conforme aux spécifications.
2. Les tests de charge et de sécurité sont validés (pas de faille critique, temps de réponse < 3 sec).
3. La formation est effectuée et le personnel est autonome sur l’outil.
4. Les documents (code source, manuels, accès serveur) sont remis en intégralité.
5. Aucun bug bloquant (niveau de criticité 1) n’est constaté dans un délai de 15 jours ouvrés après la mise en production.
──
1. ANNEXES
Annexe A – Volumétrie et données métier (extrait du business plan)
Indicateur Valeur
Boîtes vendues par mois Environ 500 boîtes
Sticks par boîte 20 sticks
Prix de vente unitaire (boîte) 4 000 FCFA
Chiffre d’affaires mensuel prévisionnel FCFA
Nombre de clients actifs (cible) 50 à 100
Annexe B – Logique métier : le pipeline de vente
Le CRM devra refléter le cycle commercial suivant :
Prospect → Contact établi → Intéressé → Première commande → Livraison → Client fidélisé (achats récurrents)
Annexe C – Processus de traitement d’une commande (Workflow)
1. Le commercial saisit la commande du client.
2. Le système vérifie automatiquement la disponibilité du stock.
· Si stock insuffisant → alerte immédiate pour réapprovisionnement.
· Si stock disponible → confirmation de la commande.
3. La commande passe en statut En préparation.
4. La livraison est planifiée et le statut passe à En cours.
5. La livraison est validée (Livré) et la facture définitive est générée automatiquement en PDF.
6. Le paiement est enregistré ; des relances automatiques sont programmées en cas d’impayé.
Gestion des ventes de miel en sticks (Ferme Agri Bio)
Référence Informations
Projet Application Web CRM – Gestion commerciale et relation client
Promoteur Ferme Agri Bio
Localisation Bamako, Mali
Document Version 1.0 – Spécifications fonctionnelles et techniques
Date [À compléter]
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SOMMAIRE
1. Introduction et contexte
2. Objectifs stratégiques et indicateurs
3. Périmètre fonctionnel détaillé
4. Spécifications techniques (Stack & hébergement)
5. Exigences de sécurité et de conformité
6. Contraintes de livraison et support
8. Critères d’acceptation
9. Annexes : volumétrie et processus métier
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1. INTRODUCTION ET CONTEXTE
1.1. Présentation de l’activité
Ferme Agri Bio est une entreprise agroalimentaire basée à Bamako, spécialisée dans le conditionnement et la commercialisation de miel pur en sticks de 25 g, commercialisés par boîtes de 20 sticks.
1.2. Problématique actuelle
L’exploitation repose aujourd’hui sur un suivi manuel via tableur Excel. Cette méthode génère plusieurs freins à la croissance :
· Saisie fastidieuse et multiplication des erreurs de saisie ;
· Absence de vision en temps réel sur les stocks et le chiffre d’affaires ;
· Impossibilité d’assurer un suivi personnalisé (historique d’achats, relances, profil client) ;
· Gestion administrative chronophage (devis, factures, état des paiements) ;
· Risque de perte de données et absence de traçabilité.
1.3. Objectif général du projet
Le présent cahier des charges vise à définir les spécifications d’une application web CRM sur mesure permettant de :
· Centraliser et sécuriser l’ensemble des données (clients, produits, transactions) ;
· Automatiser le cycle de vie des commandes (de la prospection à la livraison) ;
· Offrir une vision consolidée et dynamique des performances commerciales ;
· Améliorer la relation client et la fidélisation par un suivi structuré.
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1. OBJECTIFS STRATÉGIQUES ET INDICATEURS DE SUCCÈS
Objectif stratégique Critère de succès mesurable
1 Digitaliser l’intégralité du cycle de vente 100 % des commandes sont enregistrées dans le CRM à compter du lancement
2 Maîtriser les stocks en temps réel Alerte automatique déclenchée en cas de seuil bas (ex : < 100 boîtes)
3 Automatiser la facturation Génération automatique des factures en PDF à la validation d’une commande
4 Fidéliser et structurer le portefeuille client Traçabilité de l’historique complet de chaque client (achats, interactions, statut)
5 Piloter l’activité par la donnée Tableau de bord intégré affichant CA, marge, top clients et taux de conversion
───
1. PÉRIMÈTRE FONCTIONNEL DÉTAILLÉ
3.1. Typologie des utilisateurs (Rôles et droits)
Profil Rôle principal Droits spécifiques
Administrateur (DG) Supervision générale et paramétrage Accès à toutes les données ; gestion des utilisateurs ; configuration des prix et seuils
Commercial Gestion de la relation client et des commandes Consultation et modification de ses propres clients ; saisie des commandes ; suivi des interactions
Gestionnaire de stock Suivi des approvisionnements et des sorties Consultation et mise à jour des niveaux de stock ; alertes réapprovisionnement
3.2. Structure de navigation (Menu principal)
Le CRM adoptera une navigation latérale intuitive avec les sections suivantes :
· Tableau de bord
· Clients / Prospects
· Suivi commercial (interactions)
· Commandes
· Livraisons
· Statistiques (réservé Admin)
· Gestion des utilisateurs (Admin uniquement)
· Paramètres
3.3. Modules fonctionnels
A. Module Clients / Prospects
· Création et édition de fiches clients intégrant : raison sociale, contact, téléphone (WhatsApp), email, adresse (quartier), type (particulier / professionnel / revendeur), statut (Prospect / Client actif / Inactif).
· Filtrage et recherche multicritère.
· Historique complet des commandes et des interactions associées à chaque fiche.
B. Module Suivi commercial (Pipeline)
· Enregistrement des interactions (appels, WhatsApp, rendez-vous terrain).
· Statuts de progression : Nouveau → Intéressé → Relancé → Converti → Perdu.
· Agenda des relances et prise de notes libres.
C. Module Commandes
· Création d’une commande avec sélection du client et du produit (boîte de 20 sticks).
· Calcul automatique du montant total (prix unitaire fixé à 4 000 FCFA/boîte).
· Gestion des statuts : En attente, Confirmée, Payée, Livrée, Annulée.
· Génération automatique d’un numéro de commande unique.
D. Module Livraisons
· Consultation des commandes à livrer.
· Mise à jour des statuts de livraison (En préparation, En cours, Livré).
· Assignation d’un livreur (si nécessaire) et saisie de l’adresse de livraison.
E. Module Gestion des stocks (intégré aux commandes)
· Suivi des entrées (approvisionnements) et sorties (ventes) pour les sticks et les cartons.
· Seuil d’alerte paramétrable (ex : 100 boîtes).
· Historique des mouvements.
F. Module Statistiques & Tableau de bord (DG)
· Indicateurs clés : CA total, nombre de boîtes vendues, taux de conversion, top 5 clients.
· Graphiques : évolution des ventes par jour/semaine/mois, performance par commercial, zones géographiques les plus actives.
· Export des rapports en Excel et PDF.
G. Module Utilisateurs et Paramétrage
· Création/suppression de comptes utilisateurs (Nom, email/téléphone, mot de passe, rôle).
· Paramétrage des prix unitaires, de la TVA, des seuils de stock et des canaux de contact.
· Journalisation des actions critiques (traçabilité).
───
1. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES (STACK ET HÉBERGEMENT)
Composant Technologie préconisée Justification
Frontend React.js (ou Vue.js) Interface réactive, idéale pour une expérience utilisateur fluide et une version mobile responsive.
Backend Node.js / Express ou Django (Python) Node.js recommandé pour sa légèreté et sa cohérence full-stack JS ; Django pour une approche robuste et sécurisée (au choix du prestataire).
Base de données PostgreSQL Relationnelle, fiable et adaptée à la gestion des relations clients/commandes.
Hébergement Serveur Cloud (AWS, OVH, ou VPS local au Mali) Doit garantir une disponibilité > 99 %.
Exigences de conception (UI/UX)
· Responsive : adapté aux ordinateurs, tablettes et smartphones (usage terrain).
· Ergonomie : interface épurée, boutons d’action visibles (vert = validation, jaune = alerte/miel, bleu = information).
· Langue : 100 % français.
───
1. EXIGENCES DE SÉCURITÉ ET DE CONFORMITÉ
· Authentification forte : connexion sécurisée par email/mot de passe (hashé avec bcrypt) ; sessions avec JWT.
· Contrôle d’accès (RBAC) : restrictions strictes selon les rôles définis en section 3.1.
· Chiffrement des données sensibles (coordonnées clients).
· Sauvegarde quotidienne automatisée des bases de données.
· Conformité aux principes de protection des données (RGPD / loi locale applicable) : droit à l’oubli, portabilité, etc.
───
1. CONTRAINTES DE LIVRAISON ET SUPPORT
Exigence Détail
1 Documentation Fournir un manuel utilisateur complet (en français) et une documentation technique pour le développeur repreneur.
2 Formation 2 sessions de formation (en présentiel ou distanciel) pour les équipes (Commercial, DG, Stock).
3 Maintenance Garantie de 12 mois incluant la correction des bugs critiques et les mises à jour de sécurité.
4 Code source Livraison complète du code source sur un repository privé (GitHub/GitLab).
───
1. CRITÈRES D’ACCEPTATION FINALE
La solution sera considérée comme livrée avec succès lorsque :
1. L’intégralité des fonctionnalités décrites en section 3 est opérationnelle et conforme aux spécifications.
2. Les tests de charge et de sécurité sont validés (pas de faille critique, temps de réponse < 3 sec).
3. La formation est effectuée et le personnel est autonome sur l’outil.
4. Les documents (code source, manuels, accès serveur) sont remis en intégralité.
5. Aucun bug bloquant (niveau de criticité 1) n’est constaté dans un délai de 15 jours ouvrés après la mise en production.
──
1. ANNEXES
Annexe A – Volumétrie et données métier (extrait du business plan)
Indicateur Valeur
Boîtes vendues par mois Environ 500 boîtes
Sticks par boîte 20 sticks
Prix de vente unitaire (boîte) 4 000 FCFA
Chiffre d’affaires mensuel prévisionnel FCFA
Nombre de clients actifs (cible) 50 à 100
Annexe B – Logique métier : le pipeline de vente
Le CRM devra refléter le cycle commercial suivant :
Prospect → Contact établi → Intéressé → Première commande → Livraison → Client fidélisé (achats récurrents)
Annexe C – Processus de traitement d’une commande (Workflow)
1. Le commercial saisit la commande du client.
2. Le système vérifie automatiquement la disponibilité du stock.
· Si stock insuffisant → alerte immédiate pour réapprovisionnement.
· Si stock disponible → confirmation de la commande.
3. La commande passe en statut En préparation.
4. La livraison est planifiée et le statut passe à En cours.
5. La livraison est validée (Livré) et la facture définitive est générée automatiquement en PDF.
6. Le paiement est enregistré ; des relances automatiques sont programmées en cas d’impayé.