Crm + WhatsApp + AI
Budget: $250 – $750 AUD
Requerimientos Funcionales para Sistema de CRM, Marketing y Ventas
Gymboree Play & Music – Cumbayá
Versión: Junio 2025
Objetivo del Sistema
Desarrollar una plataforma integral que integre CRM, marketing, ventas, automatización de comunicaciones y gestión operativa para Gymboree Cumbayá. El sistema debe centrarse en retención de clientes, experiencia personalizada, y gestión eficiente de clases, personal, inventario y productos.
1. Canales de Comunicación
El sistema debe gestionar toda la relación con los clientes a través de los siguientes canales:
• WhatsApp (canal principal):
• Automatización conversacional con inteligencia artificial.
• Mensajes transaccionales y campañas.
• Envío de encuestas, recordatorios y material de clases.
• Redes Sociales:
• Facebook, Instagram y TikTok.
• Respuesta a mensajes directos y comentarios.
• Integración en bandeja de entrada multicanal.
• Atención Presencial:
• Registro de visitas, inscripciones, asistencia y pagos en punto de venta.
2. Inteligencia Artificial Conversacional
• Chat AI integrado con base de conocimiento editable (normas, preguntas frecuentes, información de programas).
• Capacidad de buscar información adicional en línea.
• Personalidad natural, amigable, informativa y no agresiva en ventas.
3. Calendario y Gestión de Clases
• Calendario digital compartido con padres:
• Visualización por rango de edad y tipo de programa.
• Posibilidad de agendar y reprogramar clases semanalmente.
• Recordatorios automatizados por WhatsApp:
• 1 día antes de cada clase.
• Opción de confirmar o reprogramar.
• Control de asistencia:
• Registro por recepción o profesores vía app o tablet.
• Datos conectados al sistema de clases compradas.
• Seguimiento del plan de clases:
• Envío de objetivos por WhatsApp antes de cada clase.
• Semana actual del plan (3 o 4 semanas por ciclo).
• Mensaje adicional con normas básicas: uso de medias, no celular, etc.
4. Venta de Productos y Control de Inventario
• Gestión de stock en tiempo real:
• Medias, camisetas, burbujas, libros, juguetes, etc.
• Registro de ventas físicas y en línea.
• Notificaciones automáticas de bajo inventario.
• Posibilidad de emitir facturas.
5. Control de Programas y Clientes
• Registro de:
• Cantidad de semanas compradas por cada cliente.
• Número de clases asistidas y pendientes.
• Alertas automáticas cuando el cliente está por terminar sus clases.
• Notificaciones para renovación de paquetes.
• Cumpleaños del niño o papás:
• Envío automático de mensajes personalizados con promociones u obsequios.
6. Encuestas Post-Clase
• Encuesta automática vía WhatsApp luego de cada clase.
• Evaluación de profesor, limpieza/local, ejecución del plan de clase y satisfacción.
• Pregunta sobre percepción del aprendizaje del niño.
7. Envío de Fotos Personalizadas
• Profesores deben poder cargar fotos de cada clase (por niño o grupo).
• Envío automático a los padres al finalizar la clase.
8. Incentivos y Control de Personal
Profesoras
• Registro diario de clases impartidas:
• Tipo de clase (Play, Música, Arte).
• Número de niños.
• Cálculo automático de puntos según tabla:
• Play: 5 pts | Música/Arte: 7 pts
• Factor: 6 niños (0.5), 9 (0.75), 12 (1.0)
• Totalización semanal/mensual.
• Validación por gerencia.
• Control de horas trabajadas:
• Registro de ingreso y salida diario.
• Reportes por semana y mes.
Personal de Ventas / Counter
• Registro de:
• Nuevas inscripciones (2 pts)
• Reinscripciones (5 pts)
• Tipo de paquete (12, 24, 36 semanas)
• Multiplicador por número de programas contratados (x2, x3).
• Totalización semanal/mensual y validación por gerencia.
• Meta mensual: 120 inscripciones nuevas.
• Sistema debe alertar sobre el progreso de metas.
9. Facturación y Pagos
• Generación de facturas digitales por programas y productos.
• Registro de pagos, saldos pendientes, y recordatorios automatizados de cobro.
• Integración con medios de pago si es posible (opcional).
10. Marketing y Campañas
• Envío de campañas promocionales por WhatsApp, email y redes.
• Segmentación por edad del niño, programa, historial de compras, etc.
• Programación automática de campañas por temporada.
11. Portal para Padres
• Acceso fácil a:
• Calendario de clases y reservas.
• Historial de asistencia y pagos.
• Encuestas, fotos, y mensajes de profesores.
• Lecciones actuales y normas.
12. Reportes y Analítica
• Reportes diarios/semanales de:
• Asistencia por clase y profesor.
• Ventas de productos y programas.
• Metas e incentivos.
• Evaluaciones de clases.
• Satisfacción del cliente.
Requerimientos Técnicos y Complementarios
• Plataforma web y app móvil para administración y clientes.
• Permisos diferenciados (profesoras, recepción, gerencia).
• Interfaz intuitiva y amigable.
• Soporte multilingüe (ideal: español e inglés).
• Escalable para múltiples sedes.
Recomendaciones Adicionales
1. Módulo de fidelización:
• Programa de puntos o recompensas para clientes frecuentes.
2. Base de conocimiento editable para que el AI converse con propiedad sobre Gymboree.
3. Gestor de documentos y manuales para staff y uso interno.
4. Respaldo automático en la nube y seguridad de datos.
Gymboree Play & Music – Cumbayá
Versión: Junio 2025
Objetivo del Sistema
Desarrollar una plataforma integral que integre CRM, marketing, ventas, automatización de comunicaciones y gestión operativa para Gymboree Cumbayá. El sistema debe centrarse en retención de clientes, experiencia personalizada, y gestión eficiente de clases, personal, inventario y productos.
1. Canales de Comunicación
El sistema debe gestionar toda la relación con los clientes a través de los siguientes canales:
• WhatsApp (canal principal):
• Automatización conversacional con inteligencia artificial.
• Mensajes transaccionales y campañas.
• Envío de encuestas, recordatorios y material de clases.
• Redes Sociales:
• Facebook, Instagram y TikTok.
• Respuesta a mensajes directos y comentarios.
• Integración en bandeja de entrada multicanal.
• Atención Presencial:
• Registro de visitas, inscripciones, asistencia y pagos en punto de venta.
2. Inteligencia Artificial Conversacional
• Chat AI integrado con base de conocimiento editable (normas, preguntas frecuentes, información de programas).
• Capacidad de buscar información adicional en línea.
• Personalidad natural, amigable, informativa y no agresiva en ventas.
3. Calendario y Gestión de Clases
• Calendario digital compartido con padres:
• Visualización por rango de edad y tipo de programa.
• Posibilidad de agendar y reprogramar clases semanalmente.
• Recordatorios automatizados por WhatsApp:
• 1 día antes de cada clase.
• Opción de confirmar o reprogramar.
• Control de asistencia:
• Registro por recepción o profesores vía app o tablet.
• Datos conectados al sistema de clases compradas.
• Seguimiento del plan de clases:
• Envío de objetivos por WhatsApp antes de cada clase.
• Semana actual del plan (3 o 4 semanas por ciclo).
• Mensaje adicional con normas básicas: uso de medias, no celular, etc.
4. Venta de Productos y Control de Inventario
• Gestión de stock en tiempo real:
• Medias, camisetas, burbujas, libros, juguetes, etc.
• Registro de ventas físicas y en línea.
• Notificaciones automáticas de bajo inventario.
• Posibilidad de emitir facturas.
5. Control de Programas y Clientes
• Registro de:
• Cantidad de semanas compradas por cada cliente.
• Número de clases asistidas y pendientes.
• Alertas automáticas cuando el cliente está por terminar sus clases.
• Notificaciones para renovación de paquetes.
• Cumpleaños del niño o papás:
• Envío automático de mensajes personalizados con promociones u obsequios.
6. Encuestas Post-Clase
• Encuesta automática vía WhatsApp luego de cada clase.
• Evaluación de profesor, limpieza/local, ejecución del plan de clase y satisfacción.
• Pregunta sobre percepción del aprendizaje del niño.
7. Envío de Fotos Personalizadas
• Profesores deben poder cargar fotos de cada clase (por niño o grupo).
• Envío automático a los padres al finalizar la clase.
8. Incentivos y Control de Personal
Profesoras
• Registro diario de clases impartidas:
• Tipo de clase (Play, Música, Arte).
• Número de niños.
• Cálculo automático de puntos según tabla:
• Play: 5 pts | Música/Arte: 7 pts
• Factor: 6 niños (0.5), 9 (0.75), 12 (1.0)
• Totalización semanal/mensual.
• Validación por gerencia.
• Control de horas trabajadas:
• Registro de ingreso y salida diario.
• Reportes por semana y mes.
Personal de Ventas / Counter
• Registro de:
• Nuevas inscripciones (2 pts)
• Reinscripciones (5 pts)
• Tipo de paquete (12, 24, 36 semanas)
• Multiplicador por número de programas contratados (x2, x3).
• Totalización semanal/mensual y validación por gerencia.
• Meta mensual: 120 inscripciones nuevas.
• Sistema debe alertar sobre el progreso de metas.
9. Facturación y Pagos
• Generación de facturas digitales por programas y productos.
• Registro de pagos, saldos pendientes, y recordatorios automatizados de cobro.
• Integración con medios de pago si es posible (opcional).
10. Marketing y Campañas
• Envío de campañas promocionales por WhatsApp, email y redes.
• Segmentación por edad del niño, programa, historial de compras, etc.
• Programación automática de campañas por temporada.
11. Portal para Padres
• Acceso fácil a:
• Calendario de clases y reservas.
• Historial de asistencia y pagos.
• Encuestas, fotos, y mensajes de profesores.
• Lecciones actuales y normas.
12. Reportes y Analítica
• Reportes diarios/semanales de:
• Asistencia por clase y profesor.
• Ventas de productos y programas.
• Metas e incentivos.
• Evaluaciones de clases.
• Satisfacción del cliente.
Requerimientos Técnicos y Complementarios
• Plataforma web y app móvil para administración y clientes.
• Permisos diferenciados (profesoras, recepción, gerencia).
• Interfaz intuitiva y amigable.
• Soporte multilingüe (ideal: español e inglés).
• Escalable para múltiples sedes.
Recomendaciones Adicionales
1. Módulo de fidelización:
• Programa de puntos o recompensas para clientes frecuentes.
2. Base de conocimiento editable para que el AI converse con propiedad sobre Gymboree.
3. Gestor de documentos y manuales para staff y uso interno.
4. Respaldo automático en la nube y seguridad de datos.